Har I planer om snart at skulle afholde et større event? Det kan være, I har en større konference planlagt i forbindelse med projekter, jeres virksomhed har stået for. Konferencer er typisk lærerige og noget, mange får noget ud af, både fagligt og netværksmæssigt, men der ligger enormt meget arbejde bag et event, som mange slet ikke har overvejet. Der er utallige ting, der skal planlægges, og er man ikke vant til det, kan det virke uoverskueligt.
Derfor kan det være en rigtig god idé at samarbejde med et event bureau, hvor I kan få hjælp til at planlægge og styre de enkelte elementer af jeres konference, så den kan løbe af stablen så godt som muligt. Det gælder alt fra invitationer af gæster og deltagere til booking af lokaler eller planlægning af taler fra scenen – der er ikke den ting, man ikke skal huske, og som er vigtigt for, at alting spiller sammen.
Samarbejd om jeres mål
Selvom I måske er klar til at lade andre overtage planlægningen enten helt eller delvist, så vil I med garanti stadig gerne have en finger med i spillet, så I føler, der bliver taget hånd om jeres ønsker for konferencen. Derfor er det da også vigtigt, at I løbende samarbejder tæt med eventbureauet, så I hele tiden er på samme bølgelængde og ved, hvad det er, I arbejder hen mod.
Det er vigtigt, at I har et mål og en vision med det, I laver. Jo mere klare I er om, hvad I ønsker af outcome for jeres konference, jo lettere er det også at få den arrangeret og få fat I den rette målgruppe. Måske I inviterer folk – måske I laver en mere åben invitation, hvor det er muligt for forskellige udefrakommende at tilmelde sig. Det er nogle af de ting, I kan overveje med jeres konference.